Wie du mit zwei Begriffen deine Aufgabenflut in den Griff bekommen kannst

Seit einigen Tagen gehen mir zwei Worte nicht aus dem Kopf. Es sind zwei Worte, die in der Lage sind die Welt der Erwartungen und Aufgaben, die auf einen gerichtet sind, zu ordnen. Man kann mit diesen beiden Begriffen Klarheit schaffen, egal ob es darum geht E-Mails zu beantworten, auf Whattsapp Nachrichten zu reagieren oder sich zu überlegen, was man als nächstes tun soll. Besonders geeignet sind sie aber für Phasen im Leben, in dem man glaubt vor lauter Aufgaben nichts mehr zu schaffen.

Die Worte lauten:

Wichtig und dringend

Das klingt banal, aber es lohnt sich bei einem längeren Blick aus dem Fenster, sich die Bedeutung der Worte klar zu machen.

Ich habe sie in Bezug auf mein smartphone Verhalten in den letzten Tagen durchdacht und dabei von allen Seiten betrachtet. Ich habe häufig darüber nachgedacht, einfach alle Benachrichtigen in meinem smartphone auszuschalten. Endlich Ruhe im Karton. Kein Bimmeln mehr, dass mich ablenkt und mich aufspringen lässt. Dann aber dachte ich: Nein, das kannst du nicht machen, es könnten wichtige Nachrichten reinkommen, auf die du reagieren musst. Und schwups war er da, der Gedankenfehler, denn: Wichtige Dinge sind nicht immer auch dringlich. 

Beispiel 1:
Ein guter Freund will sich mit mir treffen. Das ist mir wichtig. Aber nicht dringend. Es reicht, wenn ich die Nachricht in einer oder zwei Stunden lese.

Beispiel 2:
Der gute Freund hat gerade jetzt Zeit und will sich in 10 Minuten mit mir treffen. Der Freund ist mir noch immer wichtig, lese ich die Nachricht aber nicht direkt und verpasste das Treffen, heisst das nur, dass es nicht dringend war, denn jeder Freund weiß, dass er mich bei wichtigen und dringenden Sachen jederzeit anrufen kann.

Kurz: Ich glaube mittlerweile, dass die meisten der Nachrichten, die ich erhalte, wichtig sind. Soweit habe ich in den letzten Monaten schon aufgeräumt. Kein facebook und kein twitter mehr. Hier war die Quote der eindeutig nicht wichtigen Nachrichten noch sehr hoch.

Bei dringenden Dingen (ich habe eine Autopanne, dein Kind braucht schnell deine Hilfe, kommt bitte schnell vorbei, weil…) kann man mich weiterhin sehr gut auf dem smartphone erreichen. Wahr ist aber auch: Zu häufig bilden wir uns ein, im Notfall der Retter sein zu können. Wenn es wirklich äußerst dringlich und lebensgefährlich wird, so rufe doch jeder weiterhin lieber den Rettungswagen oder die Polizei. Die ist auch deutlich schneller da.

Für wirklich dringende Dinge, kann man mich weiterhin anrufen. Auch für wichtiges, für lustiges oder einfach nur zum Quatschen. Und wer mir etwas schreiben mag, der muss damit leben, dass es in meinem smartphone nicht mehr bimmelt. Und er darf damit rechnen, dass ich seine Nachrichten in aller Ruhe beantworte. Nur eben nicht sofort. Allmählich beobachte ich in meinem Freundeskreis übrigens genau diesen Trend. Nicht mehr sofort antworten. Verzögerte Kommunikation ist eben genau das, verzögert.

Wichtig und dringend lässt sich meiner Erfahrung nach auf viele andere Lebensbereiche anwenden, in denen es einem zu viel wird. Das smartphone war nur ein Beispiel.

Wichtig und dringend ist eine tolle Methode um Stress aus einer Situation zu nehmen. Und am Ende merkt man: Es gibt pro Tag nur ganz wenige Dinge, die wirklich wichtig und dringend sind. Kümmert man sich um diese zuerst, läuft der Tag meistens ganz entspannt. Und alle anderen wichtigen Dinge, können meistens auch einen Tag warten. Und ja, auch der Scherz “Wichtig ist am Ende auch egal” (er darf an dieser Stelle nicht fehlen) stimmt häufig. Viele Dinge verlieren auch an Wichtigkeit, lässt man sie nur einen Tag ruhen.

Wie sind eure Erfahrung mit wichtigen und dringenden Angelegenheiten? Wie versucht ihr Ruhe in eure Aufgaben zu bringen?

Marco Mattheis, 18.April 2016

8 thoughts on “Wie du mit zwei Begriffen deine Aufgabenflut in den Griff bekommen kannst

  1. Anja

    … erledige ich immer nur die dringenden Dinge, kann es sein, dass ich die wichtigen Dinge nie zustande bringe …

    Das “Eisenhower-Prinzip” kategorisiert im Übrigen beide Begriffe noch einmal etwas deutlicher.

    Vielen Dank für die Erinnerung an dieses Thema durch Deinen Post, Anja.

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  2. Tanja Heller

    Es kommt mir fast so vor als wenn die Leute wirklich danach leben: Dinge zusagen und sich dann nicht mehr drum kümmern. Ich mag diese Warteschleifen gar nicht, die sie erzeugen und verursache sie auch bei anderen nicht. Nach dem Prinzip würde mich mein Haushalt nach ein paar Tagen einholen. “Immer im Beat bleiben,” ist meine Strategie. Hat mir mal eine Musikerin gesagt. Erst gar keine Berge entstehen lassen.

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  3. Tanja Heller

    Und natürlich von vornherein so leben, dass keine Aufgabenflut entstehen kann. Nur in Ausnahmesituationen. Ich hab gut reden, Kind ist erwachsen und ausgezogen. 🙂

    Zum Handy: Ich glaube, die wichtigste Erkenntnis ist, dass man zu unwichtig ist um überhaupt eins besitzen zu müssen. Ich telefoniere einmal im Jahr damit und es ist immer aus.

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    1. marcomattheis Post author

      ich glaube auch, dass es auch immer auf die jeweilige Lebenssituation ankommt. Auf der Arbeit ist es ja z.B. wie in einem Intelligenztest, da ist alles darauf angelegt, dass man gar nicht mit seiner Arbeit fertig werden kann. Privat könnte ich auch nicht alle “Aufgaben” sofort erledigen. Dann hätte ich zwar immer einen perfekten Abfluss und ein aufgeräumtes Kinderzimmer, aber nur 3 Std. Schlaf pro Nacht. Was das Handy angeht. Da nutze ich gerne die Vorteile (Erreichbarkeit) aber eben nur noch dann, wenn ich wirklich Zeit dafür habe, und nicht wenn es bimmelt.

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  4. Karin

    Mein smartphone ist immer auf leise … weil ich entweder im Gespräch mit, berate, unterrichte, Workshops gebe und kein Gebimmel brauchen kann – ich nehme mein Handy zwei-, dreimal am Tag in die Hand und schaue nach … das reicht – und alle wissen, dass es so ist … Mir ist es häufig ein Rätsel, wie Menschen arbeiten können, lernen können, wenn sie ständig mit ihrem Smartphone beschäftigt sind und jedem Gebimmel hinterherspringen – es gibt eine ganze Reihe von Berufen, da ist das Handy überhaupt nicht erlaubt … Schade finde ich auch, wenn ich junge Mütter mit Kinderwagen sehe und der dauerhafte Blick auf das Handy wichtiger ist als das eigene Kind nd das Miteinander … diese spannende Zeit ist so schnell vorbei und verpasst.

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    1. marcomattheis Post author

      Da ich vor einem Jahr auch noch ständig den Blick auf das smartphone hatte, kann ich ein bisschen was dazu sagen: Man verpasst eine Menge Realität (merkt es aber nicht). Ich glaube man ist häufiger von Kleinigkeiten genervt oder schneller an seiner persönlichen Grenze angekommen (geht ja aber fast allen so, also irgendwie Zeitgeist). Als ich Vater geworden bin, habe ich dann die Notbremse gezogen. Heute mache ich es (seit einer Woche) genauso wie du. Das smartphone ist (abgesehen von Anrufen) stumm geschaltet. Nachrichten beantworte, wenn ich (!) Zeit habe, nicht wenn es bimmelt. Und wenn ich mit meiner Familie unterwegs bin, ist das Gerät auch gerne mal im Flugzeugmodus, nachts sowieso. Und ich muss sagen. Das ist eine neue Lebensqualität.

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  5. Karin Schwind

    …diese Entwicklung ist wirklich krass. Ich war in den Siebziger die Letzte in meiner Klasse, die ein Telefonanschluss zuhaue bekam; mein Vater wollte kein “Gebimmel”. Das kann sich heute niemand mehr vorstellen, dass man, wenn man wirklich mal telefonieren musste, nach draußen um die Ecke in eine Telefonzelle ging.
    Das Fernsehprogramm fing um 17:00 überhaupt erst an … vorher konnte man das Testbild anstarren, was natürlich keiner tat.

    Mei, was hatte ich eine ruhige Kinderzeit, voller Abenteuer und Geschichten – den ganzen Tag lang Real Life
    …und es ist im Grunde genommen noch gar nicht so lange her.
    Ich finde mein Smartphone heutzutage äußerst praktisch – wenn ich unterwegs bin. Aber ich nutze es wie meinen Schlüsselbund – den ziehe ich raus, wenn ich ihn brauche …

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    1. marcomattheis Post author

      Absolut. Ich bin Jahrgang 1982 und ich kann mich noch bewusst daran erinnern, dass meine Eltern zum Telefonieren runter an die Ecke (Telefonzelle) gegangen sind. Unsere Familie war also auch recht spät dran mit allem. “Nur” 30 Jahre später leben wir in der Welt, wie wir sie heute vorfinden. Ganz gleich wie schnell es weitergehen mag, ich glaube es wird zu einer wichtigen Eigenschaft nicht alle moderne Technik als gegeben hinzunehmen. Irgendwo zwischen kompletter Ablehnung und blindem Zukunftsglauben liegt wohl ein gehbarer Weg.

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